NotaDiem · Geschäftskunden in Deutschland

Allgemeine Geschäftsbedingungen

NotaDiem – Arbeitszeiterfassung für Teams im Gesundheitswesen · Fassung 2026-10-13.6

Vertragsgrundlagen

1. Anbieter, Kunden und Geltungsbereich

1.1 Anbieter von NotaDiem ist Jens-Henning Gläsker, Einzelunternehmen Jehweg Studio SaaS, Winkelweg 2-4, 32758 Detmold, Deutschland, info@notadiem.de, Telefon 05232 7076621.

1.2 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB mit Sitz und Rechnungsanschrift in Deutschland, die die Software für ihren Apotheken-, Arztpraxis- oder Therapiepraxisbetrieb nutzen. Verbraucher können keinen Nutzungsvertrag abschließen. Kunde ist die im Auftrag bezeichnete natürliche Person, Gesellschaft oder juristische Person, die den Betrieb rechtlich führt; Beschäftigte und eingesetzte Standortleitungen werden allein durch ihren Zugang nicht Vertragspartei.

1.3 Diese AGB gelten für die vereinbarte Online-Nutzung einschließlich der kostenfreien Testphase nach Ziffer 7.2. Individuell vereinbarte Regelungen haben Vorrang. Im Übrigen gehen die konkrete Bestellung und die Leistungsbeschreibung in Anlage 1 diesen AGB vor. Für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten gelten vorrangig die Datenschutzbestimmungen des gesonderten Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV). Kundenbedingungen werden nur bei ausdrücklicher Zustimmung des Anbieters einbezogen.

2. Registrierung und Vertragsschluss

2.1 Die Registrierung erfolgt durch den Kunden selbst oder eine vertretungsberechtigte Person mit zutreffenden Angaben zur Vertragspartei, zu deren Anschrift und zum Geschäftskontakt. Mit der bestätigten Freischaltung des Kontos nimmt der Anbieter das bei der Registrierung abgegebene Angebot zur Nutzung des Einrichtungsbereichs auf Grundlage dieser AGB an. Die bloße Registrierung löst keine Abonnementgebühr aus.

2.2 Ein kostenpflichtiges Standortabonnement bestellt der Kunde gesondert. Vor der verbindlichen Bestellung werden Standort, Leistung, Preis, Umsatzsteuer, Beginn der kostenpflichtigen Nutzung und Kündigungsbedingungen angezeigt. Eingaben können zuvor berichtigt werden. Der Vertrag über dieses Abonnement kommt mit der vom Anbieter bestätigten Aktivierung zustande. Die reine Hinterlegung eines Zahlungsmittels oder eine Rückkehr von Stripe allein ist keine Aktivierungsbestätigung.

2.3 Vertragssprache ist Deutsch. Der Anbieter bestätigt den Eingang der Bestellung elektronisch und stellt die angenommene Bestellung samt genauer AGB-Fassung und Anlagen als speicherbare Vertragskopie bereit. Fassungen und Abschlusszeitpunkte werden nachvollziehbar dokumentiert. Die Freischaltung für echte Beschäftigtendaten setzt außerdem den Abschluss des AVV und die vollständige Einrichtung des Standorts voraus.

Leistung und Nutzung

3. Leistung und Verantwortungsbereich

3.1 Der Anbieter stellt NotaDiem als über das Internet nutzbare Software während der Vertragsdauer bereit, betreibt sie und hält sie für die vereinbarte Nutzung instand. Der vereinbarte Funktionsumfang ist in Anlage 1 beschrieben. Dokumentation und in der Bestellung ausdrücklich zugesagte Eigenschaften sind maßgeblich; bloße Entwicklungsankündigungen werden erst durch gesonderte Vereinbarung Vertragsbestandteil.

3.2 Die Software unterstützt Arbeitszeitdokumentation, Planung, Abwesenheiten, Korrekturen, manuelle Wochenprüfungen und Zeitkonten. Sie erstellt keine Lohnabrechnung und erteilt keine automatische Freigabe für Lohnzahlungen. Planung, betriebliche Bewertung und arbeitsrechtliche Entscheidungen verbleiben beim Kunden. Gesetzliche, tarifliche und einzelvertragliche Regeln werden nicht allein dadurch eingehalten, dass Software verwendet wird. Dies lässt die Pflicht des Anbieters zur vertragsgemäßen technischen Leistung unberührt.

3.3 Eingetragene Planzeiten oder voreingestellte Pausen sind keine Feststellung tatsächlich geleisteter Arbeit oder tatsächlich genommener Pausen. Der Kunde richtet passende Modelle ein und sorgt für die Prüfung und Berichtigung der tatsächlichen Aufzeichnungen. Warnungen zu Arbeitszeiten oder Notdiensten sind technische Hinweise. Eine Zertifizierung als rechtssicheres, GoBD- oder WORM-Archiv wird nicht vereinbart.

4. Standorte, Rollen und Nutzungsrecht

4.1 Je Betriebsstandort besteht ein eigener Mandant; für die kostenpflichtige Nutzung ist jeweils ein eigenes Abonnement erforderlich. Mehrere Standorte desselben rechtlichen Kunden können unter einem Inhaberkonto verwaltet werden. Der Apothekenverbund unterstützt eine Hauptapotheke und bis zu drei Filialapotheken. Für Arzt- und Therapiepraxen gilt daraus keine pauschale Vierergrenze. Erforderliche betriebliche und berufsrechtliche Erlaubnisse verantwortet der Kunde. Verschiedene rechtliche Arbeitgeber erhalten getrennte Kundenkonten und AVV.

4.2 Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches Nutzungsrecht für seine eigenen betrieblichen Zwecke einschließlich der Nutzung durch seine berechtigten Beschäftigten und Leitungen. Standortleitungen erhalten nur die zugewiesenen Rechte. Die Überlassung als eigener Dienst an fremde Unternehmen, Weiterverkauf und unbefugte Zugriffe auf andere Mandanten sind nicht gestattet. Zwingende gesetzliche Nutzungsrechte bleiben unberührt.

4.3 Rechte an eigenen Daten und Unterlagen verbleiben beim Kunden beziehungsweise den jeweiligen Berechtigten. Der Anbieter erhält daran ausschließlich die zur Leistungserbringung, Sicherung und vereinbarten Rückgabe erforderlichen Befugnisse; bei personenbezogenen Daten gelten die Weisungsbindung und der AVV.

5. Zugang und Mitwirkung

Der Kunde hält Kontakt- und Rechnungsdaten aktuell, vergibt angemessene Berechtigungen und sperrt ausgeschiedene Personen zeitnah. Er schützt Passwörter, Wiederherstellungscodes, QR-Karten, PIN und Stempelgeräte vor fremdem Zugriff und meldet vermuteten Missbrauch unverzüglich. Er stellt die in Anlage 1 beschriebenen Endgeräte und seine Internetverbindung bereit. Er ermöglicht erforderliche Fehlerklärung mit datensparsamen Angaben. Eine pauschale verschuldensunabhängige Haftung für jede Handlung über einen Zugang wird nicht vereinbart.

Betrieb und Vergütung

6. Betrieb, Wartung und Support

6.1 Die Onlinefunktionen sind für eine Nutzung rund um die Uhr ausgelegt. Der Anbieter führt notwendige Sicherheits- und Wartungsarbeiten durch, begrenzt deren Auswirkungen und kündigt planbare erhebliche Unterbrechungen rechtzeitig an. Dringende Sicherheitsmaßnahmen können sofort erforderlich sein. Der Anbieter informiert dann, soweit zumutbar, unverzüglich nachträglich. Geschuldete Leistung und gesetzliche Mängelrechte bleiben auch während einer Unterbrechung bestehen.

6.2 Support und Störungsmeldungen sind über info@notadiem.de möglich. Der Anbieter bearbeitet Meldungen unter Berücksichtigung ihrer Dringlichkeit innerhalb angemessener Zeit. Ein bestimmter monatlicher Verfügbarkeitsprozentsatz oder feste Reaktions- und Wiederherstellungsfristen sind nur geschuldet, wenn sie gesondert zugesagt wurden. Sicherungsmaßnahmen richten sich nach dem AVV; dort benannte Betriebsziele werden durch diese AGB nicht eingeschränkt.

6.3 Der Kunde kontrolliert insbesondere bei Offline-Nutzung die Übertragung offener Stempelereignisse. Noch nicht an den Server übertragene Daten sind nicht Teil der Serversicherung. Bei einer Störung führt der Kunde, soweit ihm zumutbar, eine vorübergehende Ersatzaufzeichnung und übernimmt sie nach Wiederherstellung nachvollziehbar. Die Pflichten und Haftung des Anbieters werden dadurch nicht pauschal ausgeschlossen.

7. Preis, kostenfreie Testphase und Zahlung

7.1 Der Standardpreis beträgt 40,00 EUR netto je Standort und Kalendermonat zuzüglich der gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer. Bei 19 % Umsatzsteuer sind dies 47,60 EUR brutto. Eine zusätzliche Vergütung je Mitarbeiter fällt im Standardangebot nicht an. Der in der Bestellung genannte Preis und Steuerausweis ist maßgeblich. Zusätzliche Leistungen werden nur nach gesonderter Beauftragung berechnet.

7.2 Neue Kunden erhalten eine kostenfreie Testphase von 30 Kalendertagen je rechtlicher Inhabergruppe. Sie beginnt mit der ausdrücklichen Aktivierung durch den Inhaber beim Abschluss der Einrichtung des ersten Standorts und endet 30 Kalendertage später zur gleichen Ortszeit in der Zeitzone Europe/Berlin. Die Registrierung allein startet die Testphase nicht. Beginn und Ende werden in der Anwendung ausgewiesen und protokolliert. Weitere währenddessen eingerichtete Standorte nutzen die verbleibende gemeinsame Testzeit. Eine spätere Ergänzung oder Reaktivierung von Standorten beginnt oder verlängert die Testphase nicht.

7.3 Die Testphase endet ohne Kündigung und ohne automatische kostenpflichtige Fortsetzung. Eine kostenpflichtige Nutzung setzt eine gesonderte ausdrückliche Bestellung und deren bestätigte Aktivierung nach Ziffer 2.2 voraus. Ohne diese Aktivierung sind nach Testende keine neuen Erfassungen oder Bearbeitungen möglich; vorhandene Daten und Nachweise bleiben für berechtigte Nutzer abrufbar und exportierbar. Das Testende allein beendet diesen Abrufzugang nicht und startet keine Downloadkarenz. Die mindestens 30-tägige Downloadkarenz beginnt erst mit dem wirksamen Vertragsende; Ziffern 8 bis 10 und die besonderen Abruffristen beim Anbieterwechsel bleiben maßgeblich.

7.4 Der erste kostenpflichtige Teilmonat wird zeitanteilig bis zum Beginn des folgenden Kalendermonats berechnet, anschließend werden volle Kalendermonate abgerechnet. Maßgeblich ist die Zeitzone Europe/Berlin. Vergütung fällt höchstens bis zum wirksamen Vertragsende an; über diesen Zeitpunkt hinaus vorausbezahlte Entgelte werden anteilig erstattet. Während der reinen Downloadkarenz fällt keine Abonnementgebühr an.

7.5 Wiederkehrende Zahlungen und elektronische Rechnungen werden über Stripe abgewickelt. Der Kunde hinterlegt dort ein angebotenes Zahlungsmittel und erteilt die hierfür erforderliche Zahlungsfreigabe. Rechnungen werden elektronisch zur Verfügung gestellt und sind mit Rechnungsstellung fällig. Ein abweichender angekündigter Einzugstermin bleibt unberührt. Ein fehlgeschlagener Einzug allein beendet den Vertrag nicht. Einwendungen, gesetzliche Zurückbehaltungs- und Aufrechnungsrechte bleiben bestehen.

Laufzeit und Anbieterwechsel

8. Laufzeit, Kündigung und Einschränkungen

8.1 Das kostenpflichtige Standortabonnement läuft ab Aktivierung auf unbestimmte Zeit. Der Kunde kann jederzeit ohne zusätzliche Kündigungsfrist zum Ende des laufenden Kalendermonats kündigen. Die Erklärung muss spätestens an dessen letztem Tag zugehen. Maßgeblich ist die Ortszeit Europe/Berlin. Die Kündigung ist im Inhaberbereich oder in Textform an info@notadiem.de möglich. Bei mehreren Standorten ist der betroffene Standort zu benennen; die übrigen Abonnements laufen weiter.

8.2 Der Anbieter kann ordentlich mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform kündigen. Beide Parteien können aus wichtigem Grund nach den gesetzlichen Voraussetzungen außerordentlich kündigen. Der Anbieter bestätigt das Vertragsende und die Downloadfrist elektronisch. Besondere Beendigungsrechte bei einem Anbieterwechsel nach Ziffer 9 bleiben unberührt.

8.3 Bei konkretem Missbrauch, erheblichen Sicherheitsgefahren oder schwerwiegenden Vertragsverletzungen darf der Anbieter erforderliche Zugänge vorübergehend und im notwendigen Umfang beschränken. Bei Zahlungsverzug setzt er zuvor eine angemessene Zahlungsfrist und kündigt eine mögliche Beschränkung an. Soweit die Gefahr es erlaubt, erfolgt vorher eine Mitteilung. Beschränkungen werden nach Wegfall des Grundes aufgehoben. Ein sicherer Zugang zu vorhandenen Nachweisen und Exporten bleibt möglich; wenn der normale Zugang selbst gefährlich ist, wird ein geeigneter sicherer Rückgabeweg angeboten.

9. Datenexport, Wechsel und Downloadkarenz

9.1 Der Kunde kann seine exportierbaren Daten während der Nutzung herunterladen. Nach regulärem Vertragsende bestehen für 30 Kalendertage Lese- und Downloadrechte einschließlich vollständiger Mandantensicherung fort. Neue Zeiterfassung und Planung enden mit dem Nutzungsvertrag. Eine rückwirkende Berichtigung oder ein nachträglicher Eingang zuvor offline erfasster Ereignisse wird über den Support datenschutzgerecht und nachvollziehbar geklärt.

9.2 Der Kunde kann den Wechsel zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene IT-Umgebung in Textform beim Anbieter verlangen und das gewünschte Ziel, den Umfang und den Beginn mitteilen. Es gilt keine zusätzliche Wartefrist für den Wechsel. Die Übergangsphase beginnt zum gewünschten, frühestens zum bei Zugang des Verlangens möglichen Termin und dauert höchstens 30 Kalendertage. Der Anbieter unterstützt den Wechsel angemessen, erhält währenddessen die vertragliche Leistung und Sicherheit aufrecht und informiert über bekannte Risiken für die Fortführung. Beide Seiten wirken nach Treu und Glauben mit.

9.3 Ist die Durchführung innerhalb von 30 Tagen technisch unmöglich, teilt der Anbieter dies binnen 14 Arbeitstagen nach Zugang des Wechselverlangens begründet mit und benennt eine alternative Übergangsphase von höchstens sieben Monaten. Der Kunde darf die Übergangsphase einmal um einen für seine Zwecke angemessenen Zeitraum verlängern. Die gewöhnliche Kündigung nach Ziffer 8 bleibt möglich; der Anbieter macht eine technische Verlängerung nicht zur Voraussetzung für eine bereits mögliche Datenrückgabe.

9.4 Beim beauftragten Wechsel endet der betroffene Vertrag mit erfolgreichem Abschluss des Wechsels, sofern er nicht bereits früher wirksam beendet wurde. Der Anbieter bestätigt den Abschluss. Ein ausschließliches Löschverlangen im Rahmen der Vertragsbeendigung kann auf Wunsch ohne zusätzliche Wartefrist umgesetzt werden; irreversible Löschung setzt eine eindeutige dokumentierte Weisung voraus. Nach Abschluss der Übergangsphase stehen exportierbare Daten mindestens weitere 30 Kalendertage zum Abruf bereit. Eine bereits laufende Downloadkarenz wird erforderlichenfalls entsprechend verlängert.

9.5 Datenexport, gesetzlich erforderliche Wechselunterstützung und Datenübertragung sind ohne besonderes Wechselentgelt enthalten. Nur die bis zum Vertragsende vereinbarte laufende Vergütung bleibt geschuldet. Anlage 1 enthält Datenkategorien, Formate, Ausschlüsse und den Zugang zu Schnittstelleninformationen. Eine identische Funktionsweise fremder Software wird nicht zugesagt; gesetzliche Interoperabilitäts- und Unterstützungspflichten bleiben unberührt.

Datenschutz und Leistungspflichten

10. Datenschutz, Rückgabe und Löschung

10.1 Für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten ist der Kunde Verantwortlicher; der Anbieter verarbeitet diese Daten nach dem gesonderten AVV. Der Kunde legt zulässige Zwecke, Rechtsgrundlagen, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen fest und erfüllt seine Informations- und Beteiligungspflichten. Eine Zustimmung zu diesen AGB oder die Kenntnisnahme einer Datenschutzinformation ersetzt keine erforderliche Rechtsgrundlage. Beschäftigte werden nicht pauschal zur Einwilligung in gesetzlich oder vertraglich erforderliche Zeiterfassung verpflichtet.

10.2 Zulässig sind die für Personalzeitdokumentation erforderlichen Daten. Besonders sensible Abwesenheitskategorien werden auf das notwendige Maß und berechtigte Personen beschränkt. Patienten-, Behandlungsdaten, Diagnosen und Atteste dürfen nicht eingetragen werden. Der Anbieter verwendet Beschäftigteninhalte weder zur Werbung noch zum Training von KI-Modellen. Vertrags-, Kontakt- und Abrechnungsdaten verarbeitet er daneben in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung nach der Anbieter-Datenschutzinformation.

10.3 Rückgabe und Löschung erfolgen nach dem AVV und der dokumentierten Wahl des Kunden. Das bloße Ende des Downloadzugangs ersetzt keine erforderliche Löschweisung und begründet keine unbegrenzte weitere Aufbewahrung. Der Anbieter klärt die Rückgabe oder Löschung rechtzeitig mit dem Kunden. Eine Löschung vor dem Ende einer noch laufenden Abruffrist erfolgt nur auf dessen eindeutige Weisung oder aufgrund einer zwingenden gesetzlichen Verpflichtung.

10.4 Der Kunde sichert seine aufbewahrungspflichtigen Unterlagen rechtzeitig außerhalb des Dienstes. Der Anbieter bestätigt die Löschung und behandelt Sicherungskopien nach dem AVV. Dort gilt für Betriebssicherungen eine Rotation von höchstens 30 Tagen; eine Wiederherstellung darf dokumentierte Löschungen nicht dauerhaft rückgängig machen. Gesetzlich erforderliche eigene Vertrags- und Abrechnungsnachweise des Anbieters werden getrennt und nur für die erforderliche Dauer aufbewahrt. Eine unbegrenzte Historie nach Vertragsende ist nicht vereinbart.

11. Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln nicht öffentliche Geschäfts- und Betriebsinformationen der anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung. Zugriff erhalten nur entsprechend verpflichtete Personen, soweit dies erforderlich ist. Ausgenommen sind nachweislich rechtmäßig bereits bekannte, öffentlich bekannte oder rechtmäßig unabhängig erlangte Informationen und gesetzlich gebotene Offenlegungen. Soweit rechtlich erlaubt, wird die andere Partei vor einer vorgeschriebenen Offenlegung informiert. Der AVV enthält ergänzende Pflichten für personenbezogene Daten.

12. Mängel und Abhilfe

Für die vereinbarte zeitweise Softwareüberlassung gelten die gesetzlichen Mängelrechte. Der Anbieter beseitigt gemeldete Mängel innerhalb angemessener Zeit und berücksichtigt dabei deren Schwere. Der Kunde meldet erkennbare Störungen ohne schuldhaftes Zögern und beschreibt sie, soweit ihm möglich, nachvollziehbar. Gesetzliche Rechte auf Minderung, Kündigung sowie Schadens- und Aufwendungsersatz bleiben nach ihren jeweiligen Voraussetzungen bestehen; für die vertragliche Schadensersatzhaftung gilt ergänzend Ziffer 13. Es werden weder eine kurze Ausschlussfrist für Mängelanzeigen noch ein pauschaler Gewährleistungsausschluss für die kostenfreie Testphase vereinbart.

Haftung und Vertragsänderungen

13. Haftung

13.1 Der Anbieter haftet nach den gesetzlichen Vorschriften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für schuldhaft verursachte Verletzungen von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, im Umfang einer übernommenen Garantie und nach dem Produkthaftungsgesetz. Ebenfalls unberührt bleiben zwingende gesetzliche Ansprüche, insbesondere die Rechte betroffener Personen aus Art. 82 DSGVO.

13.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht. Das sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, insbesondere die vertragsgemäße Bereitstellung sowie der vereinbarte Schutz und die Rückgabe seiner Daten. Diese Haftung ist auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

13.3 Im Übrigen ist die verschuldensabhängige Haftung des Anbieters für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die Ausnahmen aus Ziffer 13.1 gelten stets vorrangig. Eine gesetzliche verschuldensunabhängige Haftung, insbesondere für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 BGB, wird hierdurch nicht ausgeschlossen. Es wird keine pauschale Begrenzung auf Monatsgebühren vereinbart.

13.4 Bei Datenverlust gelten dieselben Regeln. Eigene Sicherungspflichten des Anbieters werden nicht auf den Kunden verlagert. Ein Mitverschulden des Kunden wird ausschließlich nach den gesetzlichen Voraussetzungen berücksichtigt. Die vorstehenden Regeln gelten entsprechend zugunsten der Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

14. Weiterentwicklung und Änderungen

14.1 Der Anbieter darf die Software pflegen und weiterentwickeln. Anpassungen zur IT-Sicherheit, Fehlerbehebung oder Erfüllung gesetzlicher Anforderungen sind zulässig, soweit sie die vereinbarte Nutzung nicht wesentlich beeinträchtigen. Über für den Kunden erhebliche Änderungen informiert der Anbieter angemessen im Voraus, soweit kein dringender Grund entgegensteht.

14.2 Wesentliche Einschränkungen des vereinbarten Leistungsumfangs, Preisänderungen und Änderungen dieser AGB bedürfen einer Vereinbarung mit dem Kunden. Eine bloße Veröffentlichung neuer Texte, Schweigen oder Weiternutzung gilt nicht als Zustimmung. Lehnt der Kunde eine Änderung ab, gilt der bisherige Vertrag fort, solange er nicht wirksam beendet wird. Gesetzliche Anpassungs- und Kündigungsrechte bleiben unberührt.

14.3 Bereits angenommene Vertragsfassungen werden gespeichert und nicht durch neue Fassungen überschrieben. Eine Produktumbenennung allein ändert weder die Vertragspartei noch die vereinbarten Rechte.

15. Schlussbestimmungen

15.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Zwingendes Recht der Europäischen Union bleibt anwendbar. Für Streitigkeiten gelten die gesetzlichen Gerichtsstände; eine pauschale ausschließliche Gerichtsstandsvereinbarung für alle Unternehmer wird nicht getroffen.

15.2 Textform umfasst insbesondere E-Mail und dokumentierte Erklärungen über die authentifizierten Funktionen der Anwendung. Individuelle Abreden bleiben auch dann vorrangig, wenn sie nicht in Textform geschlossen wurden. Ist eine Bestimmung nicht einbezogen oder unwirksam, gelten die gesetzlichen Rechtsfolgen; an ihre Stelle tritt keine automatisch fingierte wirtschaftlich möglichst ähnliche Klausel.

Anlage 1 · Leistung und Datenexport

A. Enthaltene Leistung und technische Voraussetzungen

Enthalten sind ein getrennt verwalteter Standortmandant; Inhaber- und berechtigte Leitungszugänge; Mitarbeiterprofile mit Arbeitszeitmodellen und Stichtagen; feste Arbeitstage, A/B-Wochen und flexible Sollstunden; konfigurierbare Öffnungszeiten und Pausen; grafische Wochenplanung; Abwesenheiten; persönliche Zeiterfassung am registrierten gemeinsamen Gerät; Korrekturen und Stellungnahmen; manuelle Wochenprüfung und Zeitkonten; Nachweise, Versionen und Exporte. Planungsfunktionen berücksichtigen Apotheke, Arztpraxis oder Therapiepraxis gemäß der gewählten Einrichtung.

Wochenpläne können im A4-Querformat ausgegeben werden. PDF-Nachweise sowie CSV- und JSON-Daten lassen sich herunterladen; abgeschlossene Fassungen bleiben als eigene Version nachvollziehbar. Neue Korrekturen überschreiben nicht stillschweigend den ursprünglichen Nachweis. Ausdrucke oder Dateien müssen für den jeweiligen Nachweiszweck vollständig und lesbar verwendet werden.

Benötigt werden ein aktueller unterstützter Browser auf einem ausreichend gesicherten Computer oder Tablet und eine Internetverbindung für Einrichtung, Verwaltung und Synchronisierung. Eine gesonderte Hardware wird nicht mitgeliefert. Das gemeinsame Stempelgerät muss gegen fremden Zugriff geschützt, aktuell gehalten und mit Datenträgerverschlüsselung betrieben werden. Kamera-basierter QR-Scan setzt eine geeignete Kamera und lokale Freigabe voraus; eine angebotene PIN-Eingabe ist alternativ möglich.

Offline-Stempeln setzt eine vorherige Onlineeinrichtung und Freigabe des Geräts und des Profils voraus. Die Offlinefreigabe gilt höchstens 72 Stunden seit der letzten Onlineauthentifizierung. Ereignisse werden bis zur bestätigten Übertragung verschlüsselt im Browser gespeichert. Browserdaten dürfen daher bei noch offenen Ereignissen nicht gelöscht werden. Geräteschäden, Speicherlöschung oder fehlende Gerätesicherung können nicht übertragene Ereignisse beeinträchtigen. Der Übertragungsstatus ist zu kontrollieren.

B. Exportierbare Daten und digitale Unterlagen

Der Export umfasst die vorhandenen, dem jeweiligen Kunden zugeordneten Daten einschließlich für ihre Interpretation erforderlicher Beziehungen und Metadaten: Standort- und Einrichtungsversionen; Mitarbeiterstammdaten und historische Arbeitszeitmodelle; Planzeiten und veröffentlichte Planversionen; Abwesenheiten und Bewertungen; tatsächliche Arbeitszeiten und Pausen; Originalstempel einschließlich Geräte- und Empfangszeitpunkten; Tages- und Wochengrundlagen; Berichtigungen, Stellungnahmen und Wochenentscheidungen; Stundenkonten; zugehörige Protokolle; Gerätezuordnungen und Zugriffsrollen.

Enthalten sind außerdem vorhandene Nachweisversionen, deren Verzeichnisse und Prüfsummen sowie die für den Inhaber bestimmten Vertrags- und Abschlusskopien. Die vollständige Mandantensicherung enthält strukturierte UTF-8-JSON-Dateien und vorhandene PDF-/CSV-/JSON-Nachweise in einem ZIP-Archiv. Das Manifest beschreibt Dateien und Prüfsummen. PDF ist das Lesedokument; JSON und CSV dienen der strukturierten Weiterverwendung. Noch nicht übertragene Geräteereignisse müssen vor dem abschließenden Export synchronisiert oder nachvollziehbar nachgetragen werden.

Nicht ausgegeben werden Daten anderer Kunden, laufende Sitzungscookies, Passwörter oder Passwort-Hashes, PIN-/QR-Geheimnisse, MFA-Geheimnisse, Wiederherstellungscodes, private Schlüssel und sonstige Authentifizierungsgeheimnisse. Nicht übertragen werden der Quellcode des Dienstes, interne Betriebswerkzeuge und geschützte eigene Betriebsdaten des Anbieters, soweit sie nicht zu den gesetzlich exportierbaren Kundendaten gehören. Solche Ausnahmen werden nicht dazu verwendet, den Wechsel zu behindern.

Anlage 1 · Wechselunterstützung

C. Abrufwege, Schnittstellen und Wechselverfahren

Einzelnachweise werden über „Nachweise & Export“, die vollständige Sicherung über den Inhaberbereich bereitgestellt. Der Abruf setzt die jeweils erforderlichen Export- und gegebenenfalls Gesundheitsdatenrechte voraus. Die in Ziffer 9 geregelten Fristen gelten auch dann, wenn für einen sicheren Abruf die Unterstützung des Anbieters erforderlich ist.

Für einen Wechsel benennt der vertretungsberechtigte Kunde über info@notadiem.de die betroffenen Standorte, den gewünschten Zeitpunkt und gegebenenfalls den von ihm beauftragten neuen Anbieter. Der Anbieter stimmt den sicheren Übertragungsweg, die Zuständigkeiten, die Vollständigkeitskontrolle und den Abschluss ab. Eine direkte Übermittlung an Dritte erfolgt nur nach entsprechender Weisung und Identitäts- beziehungsweise Berechtigungsprüfung.

Der Anbieter stellt die zur Portierung erforderlichen offenen Schnittstellen sowie verfügbare Informationen über Datenstrukturen, Datenformate, dokumentierte Einschränkungen und das Wechselverfahren kostenlos zur Verfügung. Das Online-Verzeichnis mit Exportbeschreibung ist unter https://notadiem.de/datenexport/ abrufbar. Informationen zu Infrastruktur-Rechtsordnungen und Schutzmaßnahmen gegen rechtswidrige internationale Behördenzugriffe stehen unter https://notadiem.de/infrastruktur/. Zugänge zu personenbezogenen Daten werden dadurch nicht öffentlich. Einschlägige verbindliche Interoperabilitätsvorgaben werden berücksichtigt.

Zum vereinbarten Abschluss wird ein abschließender Export mit Dateiverzeichnis und Prüfsummen bereitgestellt. Kunde und gegebenenfalls Zielanbieter prüfen den vollständigen Empfang. Bekannte offene Offlineereignisse oder ungeklärte fachliche Vorgänge werden dabei kenntlich gemacht. Eine manuelle Wochenfreigabe oder eine Lohnentscheidung ist keine Voraussetzung dafür, vorhandene noch offene Vorgänge zu exportieren.

Der Anbieter teilt den bestätigten Beendigungszeitpunkt und das Ende der mindestens 30-tägigen anschließenden Abruffrist mit. Eine frühere Löschung erfolgt ausschließlich nach der dafür erforderlichen eindeutigen Weisung. Rückgabe, Löschbestätigung und Umgang mit Sicherungskopien richten sich ergänzend nach Ziffer 10 und dem AVV.

D. Leistungsgrenzen und weitere Vereinbarungen

Der Standarddienst umfasst keine Lohnabrechnung, Patientenverwaltung, Diagnostik, Behandlung, Rechts- oder Steuerberatung und keine automatische Entscheidung über Vergütung oder Beschäftigtenrechte. Neue Schnittstellen zu bestimmten Lohn- oder Praxisprogrammen, individuelle Datenbereinigung und gesonderte Schulungsprojekte gehören nur bei ausdrücklicher Beauftragung zur Leistung. Kostenlose gesetzlich erforderliche Wechselunterstützung bleibt davon unberührt.

Der Kunde erhält exportierbare Daten und Unterlagen, jedoch keine selbständig betreibbare Kopie der NotaDiem-Anwendung. Die vollständige Mandantensicherung dient der nachvollziehbaren Datensicherung und Weiterverwendung; sie ist kein Serverabbild und ersetzt nicht die Software des Zielanbieters. Eine automatische Übernahme in jedes fremde Programm ist nicht vereinbart.

Diese Anlage ist Bestandteil der AGB-Fassung 2026-10-13.6. Abweichende oder zusätzliche Leistungen müssen in der konkreten Bestellung oder einer gesonderten Vereinbarung erkennbar festgelegt werden.

Datenexport & Schnittstellen · Infrastruktur

Die hier veröffentlichte Fassung ersetzt bereits vereinbarte Verträge nicht automatisch.