STAND 13.10.2026

Datenschutz der Plattform

Anbieter und Kontakt

Jehweg Studio SaaS, Jens-Henning Gläsker, Winkelweg 2-4
32758 Detmold
Deutschland. Kontakt: info@notadiem.de, Telefon: 05232 7076621.

Zwecke und Rollen

Der Apotheken- oder Praxisbetrieb entscheidet als Arbeitgeber über Zwecke, Rechtsgrundlage und zulässige Aufbewahrung ihrer Beschäftigtendaten. Die Plattform verarbeitet diese Daten nach ihren Weisungen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Für eigene Verwaltungszugänge und den Schutz des Dienstes ist der Anbieter verantwortlich.

Daten und Zugriff

Verarbeitet werden Stammdaten und Arbeitszeitmodelle, Dienstpläne, tatsächliche Beginn-/Endzeiten, bestätigte Pausen, Abwesenheitsgründe und Zeitberichtigungen. Krankheitsangaben enthalten Zeitraum und Kategorie, keine Diagnose. Zugriff erhalten berechtigte Leitungen ihrer Apotheke und der Inhaber der zugehörigen Gruppe; Beschäftigte können mit ihrer PIN ihre eigenen Angaben einsehen. Es gibt keine öffentliche Mitarbeiterliste.

Technik

Die Anwendung und die Datenbank laufen auf einem eigenen Hetzner-VPS. Schriftarten und QR-Erkennung werden vom eigenen Server geladen. Es gibt keine externe Analyse, kein GPS-Tracking und keine KI-Auswertung von Beschäftigten. Kamerabilder werden ausschließlich auf dem Gerät zur QR-Erkennung verarbeitet und nicht gespeichert oder übertragen.

Erforderlicher lokaler Speicher

Technisch erforderliche Sitzungs-, CSRF- und Gerätezugangscookies ermöglichen Anmeldung, Schutz gegen unbefugte Anfragen und die Bindung an eine Apotheke. Das gemeinsam verwendete Gerät speichert verschlüsselte Mitarbeiterprofile und offene Stempelvorgänge in seinem lokalen Browser-Speicher, damit die Erfassung bei Verbindungsunterbrechung fortgesetzt werden kann. Es verwendet keine Werbe- oder Trackingcookies.

Speicherung, Rückgabe und Berichtigung

Personenbezogene Arbeitsdaten werden gemäß den dokumentierten Weisungen und Fristen des Arbeitgebers aufbewahrt. Die Apothekenleitung kann jederzeit strukturierte Daten und PDF-Nachweise exportieren. Berichtigungen bleiben mit ihrem Anlass nachvollziehbar; abgeschlossene Nachweise erhalten bei erneuter Erstellung eine neue Version. Nach dem wirksamen Vertragsende besteht ein Downloadfenster von 30 Kalendertagen. Bei einem förmlichen Anbieterwechsel bleibt der Abruf während des Verfahrens und mindestens 30 Tage nach dessen tatsächlichem Abschluss möglich. Wechselverlangen, Fristen, Verlängerungen und der bestätigte Abschluss werden dem Inhaberkonto zugeordnet und protokolliert. Rückgabe und Löschung werden im AV-Vertrag geregelt. Verschlüsselte Betriebssicherungen werden nach 30 Tagen überschrieben beziehungsweise entfernt.

Vertrags- und AVV-Nachweise

Für die elektronischen AGB und den AVV speichert der Anbieter die vom Inhaber eingegebenen Arbeitgeber- und Kontaktdaten, das handelnde Konto und die benannte Person, die ausdrückliche Annahmeerklärung, den Zeitpunkt sowie die genaue Vertragsfassung einschließlich Anlagen als PDF und JSON mit Prüfsummen. Dafür wird keine zusätzliche IP-Adresse allein zum Abschlussnachweis erhoben. Ein Entwurf ist noch kein Vertrag. Bestehende Fassungen werden bei Änderungen nicht überschrieben.

Eigene Plattformdaten

Vertragsdaten natürlicher Vertragspartner werden zur Durchführung des vereinbarten Dienstes verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Ansprechpartner- und Leitungszugänge dienen der Verwaltung der beauftragten Geschäftsbeziehung; Grundlage ist das berechtigte Interesse an einer sicheren, zugeordneten Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Technisch erforderliche Sicherheitsdaten dienen dem Schutz des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Zugangsprofile bestehen während der beauftragten Nutzung und werden danach im erforderlichen Umfang gelöscht oder gesperrt. Vertrags- und Abschlussnachweise dienen anschließend dem Nachweis der Vereinbarung und erforderlichenfalls der Rechtsverteidigung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO); die Frist wird regelmäßig bis zum Ablauf der einschlägigen Regelverjährung, grundsätzlich drei Jahre ab Jahresende, geprüft. Eine konkret einschlägige gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein offener Rechtsstreit kann eine begründete längere Frist erfordern. Beschäftigten-Zeitnachweise werden hiervon getrennt nach Arbeitgeberweisung behandelt. Abgelaufene Sitzungen werden täglich bereinigt; kurzfristige Fehlversuchszähler nach einem Tag. Passwörter und PINs werden als nicht rückrechenbare Passwort-Hashes gespeichert; Wiederherstellungs- und Gerätezugangscodes werden in den Zeitexporten ausgeschlossen.

Rechte und Ansprechpartner

Beschäftigte wenden sich für Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder einen Widerspruch zunächst an ihren Arbeitgeber. Für eigene Plattformdaten ist der Anbieter über die genannte E-Mail erreichbar. Das Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde bleibt bestehen, für den Anbieter insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.